Yes! Je hebt je eerste freelance klus binnengehaald. Misschien is het een leuke opdracht naast je vaste baan, of ben je net gestart als zelfstandige. Hoe dan ook: je mag je eerste factuur sturen! Maar hoe maak je dat als je nog geen boekhoudprogramma gebruikt? Geen zorgen, je kunt prima een factuur maken in Word. In dit artikel lees je precies welke gegevens erop moeten en hoe je ervoor zorgt dat alles klopt.
Factuur maken: welke gegevens moeten erop staan?
Een factuur is niet zomaar een document met een bedrag erop; het is een officieel document dat aan bepaalde eisen moet voldoen. Dit zijn de essentiële gegevens die op je factuur moeten staan:
1. Jouw bedrijfsgegevens
Begin met je eigen gegevens:
- Je naam of bedrijfsnaam
- Je adresgegevens
- Je KvK-nummer (als je ingeschreven staat bij de Kamer van Koophandel)
- Je btw-nummer (indien van toepassing)
- Je contactgegevens (e-mail en telefoonnummer)
2. Gegevens van de klant
Vermeld de gegevens van degene aan wie je factureert:
- Naam of bedrijfsnaam
- Adresgegevens
- Eventueel het btw-nummer van de klant (voor internationale facturen binnen de EU is dit verplicht)
3. Factuurnummer
Elke factuur heeft een uniek factuurnummer. Dit helpt jou én je klant om overzicht te houden. Een eenvoudige nummering kan bijvoorbeeld zijn: 202501, 202502, etc.
4. Factuurdatum
Dit is de datum waarop je de factuur verstuurt. De factuurdatum bepaalt vaak ook de betaaltermijn.
5. Omschrijving van de dienst of het product
Wees duidelijk over wat je geleverd hebt. Een goede omschrijving voorkomt verwarring en vertraging bij de betaling. Bijvoorbeeld:
- “Ontwerp en ontwikkeling van een logo – januari 2025”
- “Drie uur tekst redactie voor blogartikelen”
6. Bedrag exclusief en inclusief btw
Geef per dienst of product de prijs aan en vermeld duidelijk het btw-percentage dat van toepassing is (21%, 9% of 0%). Vervolgens reken je het totaalbedrag inclusief btw uit.
7. Betalingsvoorwaarden
Zet op de factuur binnen hoeveel dagen de klant moet betalen (bijvoorbeeld “Betaling binnen 14 dagen”). Vergeet niet je bankrekeningnummer (IBAN) te vermelden en eventueel een betaalreferentie. Werk je met betaalverzoeken? Voeg dan een link toe voor extra gemak!
Je factuur opslaan en versturen
Als je factuur compleet is, sla hem dan op als PDF. Dit voorkomt dat de inhoud per ongeluk gewijzigd kan worden en oogt professioneler. Dit doe je door eerst jouw Word-bestandje op te slaan en vervolgens kun je deze exporteren naar PDF. Verstuur de factuur per e-mail en vermeld in de begeleidende tekst nog eens duidelijk de factuurdatum en het totaalbedrag.
En nu? Factuur verstuurd, wat nu?
Yes, je hebt je factuur verzonden! Zorg dat je een overzicht bijhoudt van je verzonden facturen, zodat je weet welke betaald zijn en welke nog openstaan. Mocht de betaling uitblijven, stuur dan op tijd een vriendelijke herinnering.
