BTW aangifte doen: het is iets waar iedere (parttime) ondernemer mee te maken krijgt. Of je nu net begonnen bent of al jaren een bedrijf runt, de belastingdienst verwacht dat je netjes op tijd je BTW aangifte indient. Maar wat houdt die aangifte nou precies in, en hoe zorg je ervoor dat je alles op orde hebt? In deze blog neem ik je stap voor stap mee in het proces van het doen van je BTW aangifte. Zo wordt het een stuk overzichtelijker, en geloof me: het is minder ingewikkeld dan het lijkt!
Wat is de BTW aangifte precies?
Laten we beginnen bij het begin. De BTW (Belasting Toegevoegde Waarde) is een belasting die je als ondernemer moet betalen over de omzet die je maakt. Simpel gezegd, jij rekent BTW aan je klanten en dat bedrag moet je vervolgens afdragen aan de belastingdienst. Tegelijkertijd kun je de BTW die je zelf hebt betaald op zakelijke kosten terugvragen. Dit systeem zorgt ervoor dat er alleen belasting wordt betaald over de toegevoegde waarde die je creëert.
Je BTW aangifte is dus een overzicht van hoeveel BTW je hebt ontvangen van klanten (de verschuldigde BTW) en hoeveel BTW je hebt betaald aan leveranciers (de aftrekbare BTW). Het verschil tussen die twee draag je af aan de belastingdienst of krijg je terug.
Ik zit zelf bij KNAB en het fijne aan deze bank app is dat je de BTW automatisch in een spaarpotje kan laten afstromen, na iedere betaling. Zo heb ik er geen omkijken naar, maar heb ik wel iedere maand de BTW apart staan.
Ik zet zelf de volle 21% BTW apart, ook al is dit nooit het bedrag wat ik moet betalen. Je krijgt namelijk de BTW over jouw kosten terug. Zo heb ik na ieder kwartaal een leuk bedrag over. De ene keer stort ik dit extra in mijn salarispotje, de andere keer gebruik ik het voor een cursus of iets dergelijks.
Van plan om een rekening te openen bij KNAB? Met de code K9HW33X8 krijg je €20 op je rekening gestort! Dit is de vriendenvoordeel die ik mag aanbieden omdat ik klant ben.
Wanneer moet je BTW aangifte doen?
Timing is cruciaal bij BTW aangifte doen. Voor de meeste ondernemers geldt dat de aangifte elk kwartaal moet worden ingediend. Belangrijke datums om in de gaten te houden zijn de 31e van januari, april, juli en oktober. Dit zijn de deadlines voor respectievelijk het 4e, 1e, 2e en 3e kwartaal. Mis deze data niet, want de boetes voor te laat indienen zijn niet mals.
Dus, schrijf het in je agenda of stel een herinnering in je telefoon in. Het zou toch zonde zijn om geld kwijt te raken aan een boete, omdat je de deadline vergat, toch?
Stappenplan voor het doen van je BTW aangifte
Nu je weet wat BTW aangifte is en wanneer het moet gebeuren, is het tijd om in de praktijk duiken. Hoe doe je nu eigenlijk stap voor stap een BTW aangifte? Volg dit eenvoudige stappenplan en je bent zo klaar!
Stap 1: Verzamel alle relevante facturen
Voordat je begint met je BTW aangifte, is het belangrijk dat je al je administratie op orde hebt. Verzamel alle inkomende en uitgaande facturen van het betreffende kwartaal. Het is handig om een overzicht te hebben van:
- De BTW die je hebt ontvangen van klanten (op je verkoopfacturen)
- De BTW die je hebt betaald aan leveranciers (op je inkoopfacturen)
Werk je met een boekhoudprogramma? Dan heb je waarschijnlijk alles al digitaal bij elkaar en kun je eenvoudig een overzicht uitdraaien. Zo niet, zorg er dan voor dat je alle bonnen en facturen netjes hebt bewaard, zodat je geen belangrijke informatie mist.
Stap 2: Log in op het ondernemersportaal van de Belastingdienst
Ga naar de website van de Belastingdienst en log in op het ondernemersportaal met je DigiD. Dit is de plek waar je al je aangiftes indient en je gegevens kunt inzien. Zorg ervoor dat je toegang hebt tot je account voordat de deadline nadert, zodat je niet op het laatste moment voor verrassingen komt te staan.
Stap 3: Vul je omzet en BTW in
Dit is het moment waar het echt begint. In het formulier dat je voor je hebt, vul je je totale omzet in. Dit is het bedrag dat je aan inkomsten hebt ontvangen exclusief BTW. Vervolgens vul je in hoeveel BTW je hierover hebt berekend en gefactureerd aan je klanten. Vergeet niet om ook de BTW in te vullen die je hebt betaald op zakelijke kosten (de voorbelasting), want die mag je aftrekken.
Een voorbeeld: Stel, je hebt in een kwartaal €10.000 aan omzet gegenereerd. De BTW die je hierover hebt gerekend is 21%, oftewel €2.100. Aan de andere kant heb je voor €1.000 aan zakelijke kosten gemaakt, waarbij je €210 aan BTW hebt betaald. Dit bedrag mag je aftrekken van de €2.100 aan BTW die je moet betalen. Je draagt dus €2.100 – €210 = €1.890 af aan de Belastingdienst.
*In de meeste gevallen draag je 21% btw af, maar er zijn ook producten waar 9% (en zelfs 0%) btw over wordt berekend.
Stap 4: Controleer je gegevens
Het klinkt misschien vanzelfsprekend, maar controleer altijd of je alle cijfers goed hebt ingevuld voordat je de aangifte definitief verstuurt. Kleine foutjes kunnen vervelende gevolgen hebben, zoals onnodige naheffingen of zelfs boetes. Neem dus een paar minuten de tijd om te dubbelchecken of alles klopt.
Stap 5: Verstuur de aangifte en betaal op tijd
Heb je alles gecheckt? Top! Dan is het tijd om je aangifte in te dienen. Klik op ‘verzenden’ en je bent klaar met je BTW aangifte. Vergeet niet dat de daadwerkelijke betaling ook binnen moet zijn op de deadline. Je ontvangt van de Belastingdienst een factuur met het bedrag dat je moet afdragen. Dit bedrag maak je vervolgens over via je bank met het bijbehorende betalingskenmerk.
Betalen binnen de gestelde termijn is superbelangrijk. Zorg dus dat je ruim van tevoren je administratie op orde hebt, zodat je niet op de laatste dag in de stress schiet.
Tot slot: Maak het jezelf makkelijk
BTW aangifte doen hoeft echt niet moeilijk te zijn, zeker niet als je goed voorbereid bent. Plan vaste momenten in je kwartaal voor je administratie en zorg ervoor dat je alles bijhoudt. Gebruik je een boekhoudprogramma? Dan ben je waarschijnlijk binnen een paar klikken klaar met je aangifte.
Ik sla zelf alle facturen op in een speciaal mapje op de computer. Aan het eind van iedere maand upload ik deze facturen in mijn boekhoudsysteem. Zo voorkom ik dat ik aan het eind van het kwartaal alles van 3 maanden bij elkaar moet zoeken. Been there, done that. Gaf me ontzettend veel stress. Nu heb ik het beter onder controle.
Lukt het toch niet, of zie je door de bomen het bos niet meer? Geen stress! Je kunt altijd een accountant of boekhouder inschakelen die je hierbij helpt. Soms is dat een slimme investering om tijd en stress te besparen.
Het belangrijkste is: begin op tijd, hou je administratie op orde, en laat je niet verrassen door de deadlines. Jij kan dit!
